E-mail

1. Pengertian E-mail
E-mail atau electronic mail adalah surat yang berbentuk elektronik. E-mail merupakan alat komunikasi yang murah dan cepat karena kita dapat mengirimkan pesan dalam berbentuk surat ke seluruh dunia dalam waktu yang sangat cepat, sesaat setelah e-mail tersebut dikirimkan serta hanya membutuhkan koneksi ke internet.Konsep e-mail sama dengan pengiriman surat melalui pos.Masing-masing orang mempunyai alamat e-mail sendiri-sendiri.Jika kita ingin mengirim e-mail, kita tinggal mengirimnya ke alamat e-mail orang tersebut dan akan ditemukan jika orang tersebut masuk ke kotak e-mailnya.
Keuntungan lain dari mengirim e-mail adalah kemampuan e-mail untuk dikirimkan kepada banyak orang sekaligus.E-mail juga mempunyai fasilitas untuk menyertakan lampiran pada e-mail yang berbentuk file-file komputer yang disebut file attachment.File tersebut bisa berupa dokumen (.doc), Excel (.xls), program (.exe), gambar (.JPG), dan sebagainya.
Dilihat dari layanan yang diberikan, ada tiga jenis e-mail yang digunakan saat ini:
1. POP mail
Adalah e-mail yang diterima melalui Internet Service Provider (ISP) yang menjadi langganan kita.Kelebihan dari POP mail adalah dapat dibaca dalam kondisi offline dengan cara mendownload e-mail dari server.Untuk mendownload e-mail, kita harus punya program client mail, seperti Eudora atau Microsoft Outlook Express.Kekurangan POP mail adalah kita tidak dapat membuka e-mail dari sembarang tempat karena harus melakukan pengaturan ulang terlebih dahulu.
2. E-mail berbasis web
Adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh website-website penyedia jasa layanan e-mail seperti Yahoo, Hotmail, dan plasa.com. Kelebihannya, kita bisa mengecek e-mail dari mana saja.Kekurangannya, kita bisa membaca e-mail hanya dalam kondisi online sehingga membuat biaya koneksi mahal. Namun beberapa website juga disertai fasilitas POP3.

3. E-mail forwarding
Layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang diterimanya ke alamat e-mail lain.Kelebihannya, kita bisa menyembunyikan alamat e-mail sesungguhnya. Kekurangannya, hanya bersifat perantara dan harus meneruskan e-mail yang diterima ke alamat lain.

2. Membuat E-mail Account
Langkah-langkah membuat e-mail account :
1. Jalankan browser.Ketik alamat website tempat membuat e-mail account.Disini kita akan membuka www.yahoo.com
2. Klik link Mail yang terdapat di halaman web Yahoo
3. Cari kotak dialog User ID dan Password.Klik Sign Up
4. Isi semua data yang diminta.Pada bagian Yahoo! ID, masukkan user ID yang kita pilih yang akan digunakan sebagai nama alamat e-mail kita
5. Untuk mengecek apakah user ID kita tersedia, klik Check Availability of This ID
6. Jika ID yang kita pilih tidak tersedia, ganti dengan yang lain sampai ID tersedia
7. Setelah melengkapi semua data, klik I Agree
8. Klik tombol Continue without installing Yahoo! Toolbar
9. Masukkan User ID dan Password, klik Sign In
10. Klik tombol teks link Inbox
11. Kita dapat melihat table yang memuat surat-surat yang ada di kotak surat kita.Di table daftar tersebut terdapat kolom :
• Sender : memuat keterangan nama dan pengirim e-mail
• Subject: memuat judul atau subjek isi surat
• Date : memuat keterangan kapan e-mail diterima
• Size : memuat keterangan ukuran file tersebut

3. Login dan Logout
Proses Login :
 Tampilkan halaman web untuk login
 Masukkan User ID dan Password di kotak yang disediakan
 Klik Sign In
 Jika user ID salah, kita diminta memasukkan User Id & Password yang benar
Proses Logout:
 Cari tombol atau teks link Logout di halaman web
 Klik tombol atau teks link tersebut
4. Menulis dan Mengirimkan E-mail
Langkah-langkah menulis dan mengirim e-mail :
1. Login terlebih dahulu
2. Klik tombol Compose di bagian kiro halaman web YahooMail
3. Masukkan alamat e-mail penerima dan subjek e-mail yang akan kita kirim
4. Ketiklah isi e-mail
5. Setelah selesai menulis e-mail, klik tombol Send
6. Bila pengiriman sukses, akan ditampilkan halaman web yang menyampaikan pesan bahwa pengiriman e-mail sukses
5. Membuka E-mail
Langkah-langkah membuka e-mail :
1. Tampilkan halaman login
2. Masukan user ID dan password
3. Klik Inbox
4. Klik dua kali subjek e-mail yang ingin dibaca
5. Setelah membaca, kita dapat membaca e-mail selanjutnya dengan menekan tombol Next

6. Menjawab E-mail (Reply)
Langkah-langkah menjawab e-mail :
1. Setelah membaca e-mail, klik tombol Reply
2. Pada kotak teks To, nama dan alamat e-mail tujuan langsung diisikan.Ketik isi e-mail yang menjadi jawaban
3. Klik tombol Send
7. Meneruskan E-mail (Forward)
Langkah-langkah meneruskan e-mail :
1. Buka dan baca e-mail, lalu klik Forward
2. Masukkan alamat tujuan
3. Ketik isi e-mail jika ingin menambahkan
4. Klik tombol Send
8. Menggunakan E-mail untuk mengirimkan File
Langkah-langkah mengirim e-mail dengan file attachment :
1. Klik teks link Compose
2. Isikanlah alamat penerima dan subjek e-mail
3. Ketik isi e-mail
4. Klik tombol Attach Files
5. Klik tombol Briwse
6. Cari dan pilih file yang akan disertakan lalu klik tombol Open
7. Klik tombol Attach Files
8. Untuk menampilkan halaman isi e-mail yang sudah ditulis, klik Continue to Message
9. Jika masih ada isi surat yang ingin ditambahkan, ketiklah isinya.Jika tidak klik tombol Send
9. Menyimpan File Attachment
Langkah-langkah membuka file yang disertakan :
1. Buka e-mail yang mempunyai file attachment
2. Di bawah teks isi e-mail, kita dapat melihat file yang disertakan dalam e-mail tersebut
3. Klik file yang ingin disimpan
4. Klik tombol Download Attachment
5. Klik tombo Save untuk menyimpan file attachment
6. Pilih folder tempat menyimpan
7. Tunggu sampai proses penyimpanan selesai
8. Klik tombol Open untuk membuka file
9. Klik tombol Back to Message untuk menampilkan halaman web yang menampilkan pesan e-mail
10. Menghapus E-mail
Caranya, beri tanda cek di kotak cek e-mail yang bersangkutan, kemudian klik tombol Delete.Jika ingin menghapus lebih dari satu e-mail, beri tanda cek pada semua e-mail yang ingin dihapus lalu klik Delete.
11. Etika Mengirim E-mail
Beberapa etika mengirim e-mail yang perlu kita terapkan adalah :
1. Salam Pembuka
2. Perkenalkan diri
3. Langsung ke pokok permasalahan
4. Jawablah semua pertanyaan
5. Lakukan pengeditan
6. Gunakan subjek yang sesuai
7. Mengatur prioritas
8. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu
9. Jangan meneruskan e-mail berantai
10. Hormati privasi orang lain
11. Jangan melakukan spam
12. Gunakan huruf besar seperlunya
13. Hati-hati menggunakan singkatan dan ikon emosi
14. Jangan terbawa emosi
15. Bersabarlah menunggu balasan e-mail
16. Ketertarikan e-mail yang berbeda
17. Jangan lampirkan file yang tidak perlu
18. Buatlah layout yang baik

12. Membuat Mailing List
Langkah-langkah membuat Mailing List di YahooGroups adalah :
1. Tampilkan YahooGroups di browser
2. Klik teks Sign In
3. Masukkan User Id dan Password, lalu klik tombol Sign In
4. Klik link Create a Group
5. Dari daftar kategori group milis yang ada, pilih grup untuk milis kamu
6. Pilih kembali kategori yang lebih kecil
7. Klik tombol Place My Group Here
8. Masukkan deskripsi milis yang sedang dibuat
9. Masukkan Word Verification sesuai gambar yang ditampilkan lalu klik Continue
10. Untuk mengundang orang lain masuk ke milis kamu, klik link Invite People to Join
11. Masukkan alamat e-mail yang ingin diundang ke milis kamu
12. Jika ada kesalahan pengetikan e-mail, klik tombol edit lalu klik tombol Invite People
13. Klik tombol Go to Group
13. Pertimbangan Menjadi Anggota Milis Tertentu
Sebelum memutuskan untuk bergabung dalam sebuah milis, berikut ini dapat dijadikan bahan pertimbangan :
1. Tujuan Milis
2. Seberapa banyak e-mail yang masuk
3. Waktu yang kita miliki untuk membuka e-mail
14. Mendaftar menjadi Anggota Milis
Langkah-langkah mendaftar menjadi anggota milis :
1. Masuk ke e-mail account kita
2. Klik tombol Compose
3. Masukkan alamat e-mail untuk mendaftar ke milis tersebut di kotak teks To
4. Klik tombol Send.Kita akan menerima e-mail konfirmasi pendaftaran milis
5. Buka e-mail tersebut
6. Kita akan diminta membuka link di e-mail itu untuk konfirmasi pendaftaran, atau mereply dengan mengklik tombol Reply
7. Klik tombol Send
15. Mengirimkan E-mail ke Milis
Langkah-langkah mengirimkan e-mail ke milis sama dengan mengirim e-maill biasa, tetapi, di kotak isian alamat e-mail yang dituju, kita mengisikan alamat milis.

16. Berhenti Menjadi Anggota Milis
Berikut keadaan yang membuat kita sebaiknya berhenti menjadi anggota milis :
1. Bila pergi ke luar kota dalam jangka waktu lama dan tidak bisa membuka e-mail
2. Jika tujuan milis melenceng
3. Jika tidak punya waktu membaca e-mail yang masuk
Langkah-langkah berhenti dari milis :
1. Masuk ke kotak surat e-mail kita
2. Klik tombol Compose
3. Di kotak teks To isikan alamat untuk berhenti dari anggota milis yang kita ikuti
4. Kosongkan subjek dan isi surat
5. Klik tombol Send
6. Tunggu sampai kita mendapat e-mail konfirmasi keluar, lalu, bukalah
7. Kliklah tombol Reply
8. Klik tombol Send
17. Etika dalam Milis
Beberapa kesalahan pelanggaran etika milis yang sering dilakukan adalah :
1. Tidak mengganti subjek saat diskusi sudah berganti topic
2. Mengirim file besar pada teman/rekan kerja
3. Posting ke milis padahal seharusnya ke japri (jalur pribadi)
4. Mengirim ulang e-mail
5. Memposting topik yang tidak pada tempatnya